Seus contratos te deixam dormir tranquilo pois estão monitorados?

Para a correta Gestão de Contratos não basta desenvolver um ótimo documento, e depois deixá-lo na gaveta!

Quantas vezes, ao precisarmos de um contrato para negociar um aditivo, ou analisar um pleito, nos deparamos com um documento impreciso, incompleto, desatualizado!

Já publiquei em textos anteriores como elaborar um bom contrato, e agora quero comentar sobre seu acompanhamento. 

Neste caso, vamos considerar que temos um bom contrato, e verificar como fazer a gestão durante sua vigência.

Inicialmente, devemos acompanhar a entrega de todos os documentos solicitados, a mobilização das equipes e do local de trabalho quando for o caso, e cobrar as obrigações acessórias como exemplo os seguros e cauções acordados. Lembrar que o mesmo deve ocorrer por parte do contratante, como a entrega dos projetos executivos liberados para execução, a liberação da frente de trabalho no campo, ou pagamento de sinal ou mobilização.

Uma vez iniciado o serviço, existem obrigações de contrato que devem ser cobradas, como os relatórios - não adianta colocar um modelo no contrato e aceitar outro que não atenda às suas necessidades. As medições devem ocorrer nas datas acordadas, segundo o procedimento  e fluxos de comunicação combinados, assim como seu pagamento - direitos e deveres das duas partes!

A Gestão de mudanças - sabemos que os projetos mudam - deve ser realizada e formalizada conforme procedimento acordado, e submetida às alçadas de aprovação determinadas anteriormente. Não espere acabar o contrato para negociar pleitos ou para atualizar seu contrato, pois pode ficar refém da outra parte, uma vez que o serviço já foi realizado e esta pode cobrar o valor que achar correto sem possibilidade grande de negociação.

Esta Gestão de Mudanças auxiliará na correta Gestão do Projeto com a atualização de orçamentos, cronogramas e escopos, que devem ser aditivados tempestivamente no contrato. 

Precisamos também acompanhar as mudanças cuidando das renovações dos seguros, das extensões de contratos de segurança patrimonial, SMS e manutenção de canteiros e aluguéis de equipamentos entre outros, e ainda os modificativos dos projetos técnicos nos órgãos reguladores competentes.

Por fim, realizar o recebimento e o encerramento formal dos contratos, com emissão de databooks (as built, garantias e manuais), termos de recebimento parcial e final, além do registro de lições aprendidas e a desmobilização das equipes envolvidas.

Com isso, diminuiremos o risco de sustos e imprevistos resultantes de contratos desatualizados e sem força de serem usados como um apoio importante em negociações, pleitos e mesmo processos judiciais.

Então, vamos monitorar nossos contratos?

Para se aprofundar no tema, acompanhe o Workshop que vou conduzir agora em 24 de Novembro pelo RICS, presencial em São Paulo. Saiba mais clicando aqui: Gestão de Contratos de Construção.
Aguardo você lá!

Abraço! #obralegal

Barbara.

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Arquiteta e Gerente de Projetos, MBA, PMP e MRICS

20 anos de experiência no Desenvolvimento de Projetos no setor da Construção

4 anos de experiência em Auditoria, Gestão e Controle de Projetos de Engenharia e Construção na PwC

Atualmente exerce Consultoria Independente 

Entre em contato para apoiar a estruturação da Gestão de Contratos de sua empresa!

Mudanças - Você realiza sua Gestão de maneira estruturada para evitar Pleitos?

Sabemos que nem todo projeto e obra terminam exatamente como planejamos, e isto tem relação direta com a saúde de nossos contratos.

O impacto que estas mudanças terão no encerramento depende diretamente do modo como lidamos com estas durante o desenvolvimento do projeto e obra.

Quanto mais maduros forem os processos de gestão e controle do empreendimento como um todo, menor a chance de sermos surpreendidos com solicitações de pleitos ao final do serviço.

E como agir? Vários aspectos devem ser observados quanto à sua maturidade na Gestão de Mudanças: a governança, o time de gestão de projetos, a gestão da informação, a elaboração e monitoramento dos contratos, os processos e sua implementação, entre outros aspectos envolvidos na Gestão e Controle.

Vamos conversar um pouco sobre os aspectos citados acima, com mais detalhes.

Governança:

A Alta Direção deve desenvolver seu papel de definidor de objetivos com base no portfólio da empresa e, através dos relatórios recebidos do campo ter informações suficientes e atualizadas para uma correta tomada de decisões. Deve haver uma definição formal das alçadas de aprovação das mudanças, de acordo com os riscos envolvidos. Como exemplo, mudanças de pouco valor ou pouca interferência em prazo e qualidade podem ser aprovadas pelo engenheiro de campo, enquanto mudanças de valor significativo, ou que venham a interferir significativamente no prazo ou no produto final devem ser analisados e aprovados - ou não - pela Alta Direção.

 Gestão de Projetos:

O time de gestão do projeto deve ter entendimento sobre o processo de Gestão de Mudanças que deve ser definido, formalizado e implantado, onde as mudanças significativas devem ser escaladas, e aprovadas - ou não - pela Alta Direção. Assim, os relatórios de obra e a descrição da mudança solicitada ou identificada deve ser enviada a esta com informações suficientes e atualizadas sobre os impactos que irão gerar sobre o empreendimento, os riscos identificados, o custo e o prazo necessários para sua realização. Para mudanças de menor impacto, devem realizar a análise da mesma forma, e tomar a decisão, informando corretamente aos envolvidos, revisando projetos técnicos, orçamentos e cronogramas, planilhas de risco e demais ferramentas de Gestão.

Gestão da Informação:

Hoje sabemos que a questão da ética é essencial para o bom desempenho das empresas. Assim, uma tomada de decisão formalizada e rastreável torna-se necessidade. Ainda, as decisões devem ser informadas aos envolvidos para as devidas providências, e disponíveis a quem for necessário, sempre atualizadas e organizadas. Hoje temos opções de acesso e arquivamento pela Internet, onde podemos inclusive criar workflows de trabalho e aprovação, níveis de acesso os documentos - exemplo: projetistas podem acessar projetos em desenvolvimento, mas a obra somente acessa os documentos liberados para execução.

Elaboração e monitoramento dos contratos:

Atividade a ser desenvolvida pelo Gerente do Projeto ou por profissional específico de Gestão de Contratos de acordo com o porte do empreendimento, inicia quando são definidos os pacotes de contratação necessários para o empreendimento, e a estratégia de contratação para cada um deles. Uma correta redação dos termos, e um processo de concorrência ou licitação transparentes e documentados vão gerar contratações corretas. Uma vez que se iniciem as atividades em campo, toda e qualquer mudança que venha a alterar os termos do contrato deve ser discutida tempestivamente, e após aprovada ou não, este deve ser aditivado de modo a espelhar a nova situação. A prática de se esperar o final dos serviços para então discutir os aditivos gera diversos desgastes, já que quem contratou pode simplesmente dizer que não concorda e não pagar, e quem foi contratado pode pedir o valor que quiser pelo serviço já realizado, sem possibilidade de discussão de opções, gerando conflitos e possibilidade de discussões e processos jurídicos.

Os processos e sua implementação:

Em uma estrutura madura, devem haver processos padrão definidos para toda a empresa, permitindo melhor monitoramento pois permite comparação sob os mesmos termos, a substituição fácil de profissionais em férias, em transferências ou mesmo demissões, facilidade de treinamento, e melhoria contínua. Estes processos devem ser formalizados, divulgados, implementados e monitorados, e revisados periodicamente, de modo a serem eficazes e apoiarem na Gestão e Controle de todos os processos da empresa.

Implemente a Gestão de Mudanças estruturada na sua empresa!

Como visto, a Gestão de Mudanças estruturada permeia toda a empresa em seus processos de Gestão e Controle dos empreendimentos de seu portfólio, e deve ser corretamente implementada para que seja uma ferramenta de apoio importante para a tomada de decisões da Alta Direção, que não tem possibilidade de ir visitar a cada obra para coletar dados.

Sua empresa faz uma Gestão de Mudanças estruturada, ou ainda lida com conflitos e desgaste com fornecedores e contratados, recebe solicitação de pleitos ao final dos serviços, e não atinge as metas definidas para os empreendimentos? Pense nisso, em um momento em que a economia começa a mostrar sinais de aquecimento: sua empresa está pronta para a retomada?

Afinal, como diz o ditado popular, o combinado nunca é caro!

Abraço,
#obralegal

Barbara.

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20 anos de experiência no Desenvolvimento de Projetos no setor da Construção

4 anos de experiência em Auditoria, Gestão e Controle de Projetos de Engenharia e Construção na PwC

Atualmente exerce Consultoria Independente 

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