quinta-feira, 11 de agosto de 2016

Você sabe quando agendar uma reunião?

Reuniões existem para resolver problemas, e não para ser mais um!!!



Todos sabemos como é complicado organizar nossas agendas, no meio a tantas reuniões. Mas será que todas elas são realmente necessárias? E produtivas? Normalmente, tudo é motivo para convocar uma reunião: Coletar dados, acompanhar projetos, resolver problemas, apresentar idéias ou propostas, entre outros.



Mas, para sermos produtivos, devemos pensar se uma reunião, que exige alinhamento de agendas, movimentação de pessoas, a reserva de um local, cafezinho e bolachas, pontualidade dos participantes, alguém (tentando) registrar tudo em uma ata, é a melhor opção. Já fez a conta de quanto custa uma reunião em horas dos participantes - incluindo translado - as vezes até aéreos?

Existem vários modos de acompanhar um projeto que não exigem tantos recursos - tempo e custo, e como exemplos temos: Para coletar dados, podemos realizar uma explicação por escrito ou telefone do que queremos, e enviar um formulário ou questionário, e cada um pode coletar os dados - dentro de sua agenda - depois enviar para uma pessoa para compilação! Para reportar o avanço de projetos, podemos emitir relatórios seguindo padrões pré-estabelecidos, e depois discutir somente os desvios específicos - pessoalmente ou por telefone, skype, hangout, ou outros. E mesmo para reuniões de compatibilização de projetos, já pensou em fazê-las escaladas no tempo, de modo que só estejam presentes os participantes que devem discutir temas específicos, ou com envolvidos específicos, onde os times entram e saem conforme seus horários específicos?

Vamos então manter e reservar as reuniões para os momentos que que a participação dos envolvidos precisa ser concomitante, como uma abertura de projeto e criação de espirito de equipe, como um brainstorming para solução ou planejamento de algum ponto, como a apresentação de uma proposta para um cliente onde os envolvidos podem discutir ou revisar um escopo, para identificação de riscos e planos de ação com diversos especialistas complementares, para definição de próximos passos em um plano complexo, ou seja, onde a interação entre os envolvidos é essencial, e onde a leitura da linguagem corporal pode fazer a diferença, seja pela criação de empatia entre os envolvidos, seja na identificação de comportamentos, onde a rápida colaboração seja necessária.

E como organizar e conduzir bem uma reunião? Pois não basta enviar a convocação e receber as pessoas, senão acaba virando happy hour, sem rumo nem hora para acabar! Bem, isto fica para um próximo texto...

Enfim, pense e planeje bem antes de simplesmente dizer: Vamos agendar uma reunião para isto!!! A agenda de todos agradece!

#obralegal

Abraço,

Barbara.

Saiba mais:
Gestão da Informação no setor da Construção!
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Arquiteta e Gerente de Projetos, MBA, PMP e MRICS
20 anos de experiência no Desenvolvimento de Projetos no setor da Construção
4 anos de experiência em Auditoria, Gestão e Controle de Projetos de Engenharia e Construção na PwC
Atualmente exerce Consultoria Independente 

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