terça-feira, 16 de agosto de 2016

Você sabe conduzir uma Reunião Produtiva?

Se você identificou a real necessidade da reunião, agora vamos ver o que fazer para torná-la produtiva!







Já conversamos sobre analisar a real necessidade de uma reunião em um texto anterior, onde coloquei algumas alternativas mais rápidas e baratas, de acordo com o objetivo a ser alcançado. 




Em primeiro lugar, deve ser eleito um gestor da reunião: Aquele que tem em mente o(s) objetivo(s) claros da reunião, e liderança suficiente para conduzí-la com foco no resultado.
Este deve inicialmente identificar claramente quais os pontos a serem discutidos e até qual profundidade e desenvolver uma pauta com estes pontos organizados na ordem a ser discutida, com o problema descrito e o objetivo proposto para cada um.

Com isto, será possível ao gestor verificar quais pessoas devem estar presentes: somente aquelas pessoas que tenham conhecimento para ajudar na discussão - aqueles que devem estar cientes do que foi discutido podem receber a ata depois! Também não precisamos daqueles que entram mudos e saem calados... Reuniões com mais de sete ou oito pessoas dificilmente geram discussões onde todos possuem seu espaço para falar. Caso tenhamos temas para serem discutidos com mais pessoas, que tal escalonar a reunião? Poupa o tempo de todos!

O gestor - ou alguém designado por ele - deve enviar esta pauta com pontos e objetivos aos convidados quando da convocação da reunião, definindo se outros pontos poderão ou não ser acrescentados na discussão para que todos possam estudar o tema e já venham com eventuais propostas ou soluções. (Afinal, você sempre lê a pauta das reuniões que recebe, e já pensa no tema em avanço, não é verdade?), e hora para começar e para terminar. Esta convocação deve ser enviada com certa antecedência para planejamento de todos, principalmente se depender de deslocamentos aéreos - já que maior antecedência de compra significa preço menor! E é sempre bom relembrar e confirmar presenças de véspera, se possível!

Ainda, o gestor - ou alguém designado por ele - deve cuidar de reservar a sala, café e bolachas se for o caso, se o projetor está funcionando, tomadas e adaptadores, quantidade suficiente de cadeiras, papel no flip chart e caneta com tinta, ar condicionado, senha do wi-fi, ou seja, todas as condições físicas pra que não se percam 15 minutos preparando tudo dentro do horário da reunião - com horas tão caras dos especialistas convidados.

Ufa, chegou o dia da reunião: PONTUALIDADE é muito importante, apesar de infelizmente nossa cultura não prezar por isto!!! Tanto para os convidados, o que evita resumos do que já foi conversado a que chega atrasado, quanto do gestor no andamento e finalização, afinal as pessoas podem ter outros compromissos depois deste.

O gestor deve ser a pessoa responsável por manter a reunião "na linha", ou seja, ele deve iniciar apresentando os presentes uns aos outros quando for o caso, e conduzir a discussão dos temas um a um, cuidando para que o resultado seja obtido antes de se passar ao próximo ponto, e não permitir conversas paralelas ou discussões fora do tema.

Toda reunião deve ter uma ata, que pode já ser iniciada com a pauta enviada anteriormente. Devem ser anotadas as opções apresentadas, a conclusão a que se chegou, quem é o responsável pelas aprovações, quais são os próximos passos e quem são os responsáveis por eles, datas para execução das ações definidas, e até mesmo a data de eventual nova reunião sobre o tema. Esta ata deve ser lida ao final, onde todos devem aprovar o texto, e o ideal é já assinar uma via da mesma. Depois pode ser enviado arquivo eletrônico para acompanhamento de todos os presentes, e as demais pessoas que acompanham o tema discutido, para ciência.

Mais algumas observações:
Acompanhar o celular ou trabalhar no seu ipad ou notebook em paralelo desvia sua atenção e diminui a efetividade das discussões, afinal se você foi convidado é porque tem algo a acrescentar na reunião, logo se ela for objetiva, acabará no horário e você poderá responder seu whatzap depois. E se for algo urgente, por favor peça licença e se ausente da sala por alguns minutos!
Uma reunião objetiva que dura mais de uma hora é cansativa, logo analise se não deveria ser dividida em duas reuniões ou escalonada, talvez nem todo mundo precisaria estar presente nas duas!
Ah, e uma reunião passa a ser chamada de reunião a partir de três pessoas, senão é somente uma conversa - e o onipresente Deus não conta neste caso!

Por último, o gestor da reunião não precisa necessariamente ser o maior conhecedor do tema, e sim alguém que tenha liderança para conduzí-la da melhor maneira. Já pensou em chamar alguém para ajudar no gerenciamento disto, quando começa a ser um projeto relevante? Um Gerente de Projeto (PMP) pode fazer isto muito bem! Me avise se precisar de ajuda!!!!

Pense nisso! Reuniões produtivas são saudáveis para seus projetos e agendas!

#obralegal

Abraço, Barbara.

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Arquiteta e Gerente de Projetos, MBA, PMP e MRICS
20 anos de experiência no Desenvolvimento de Projetos no setor da Construção
4 anos de experiência em Auditoria, Gestão e Controle de Projetos de Engenharia e Construção na PwC
Atualmente exerce Consultoria Independente 

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