Gestão de Projetos - Tendências no Brasil

Gestão de Projetos - Leia minha entrevista para o Portal AECWeb sobre as Tendências de Gestão de Projetos no Brasil!

O portal AECweb me convidou para uma entrevista, veja o link para a reportagem abaixo!


http://www.aecweb.com.br/cont/m/cm/tendencias-em-gestao-de-projetos-no-brasil_14786


Gestão de Projetos é um tema relevante no momento, recomendo a leitura, a aguardo seus comentários!

Aproveito para desejar Boas Festas, e 2017 repleto de Bons Projetos!!!!

Abraço, 

#obralegal

Barbara.

Quer saber mais?

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Vamos conversar um pouco sobre gestão de contratos?

Qual a diferença entre um Gerente de Projeto e um Coordenador de Projeto?

Quer ajuda na gestão de seus projetos ou empreendimentos, ou na implementação de procedimentos maduros em sua empresa? Entre em contato!

Arquiteta e Gerente de Projetos, MBA, PMP e MRICS

Atualmente exerce Consultoria Independente.

20 anos de experiência no Desenvolvimento de Projetos no setor da Construção

4 anos de experiência em Auditoria, Gestão e Controle de Projetos de Engenharia e Construção na PwC

Mediadora Judicial e Privada

Finalização de Projeto ou Empreendimento sem abandoná-lo!

Finalização de projeto não é simplesmente parar de fazer ações e passar para o próximo!

Finalizar corretamente um empreendimento pode evitar importantes riscos futuros. 

Sabemos que nem sempre é fácil terminar as ações como seria desejável, pois algumas acabam se alongando por tempos, e precisamos começar as ações de nosso próximo projeto...

Manter a atenção necessária a estes procedimentos de finalização de projeto ou empreendimento pode evitar pleitos, multas ou responsabilizações futuras não desejadas. Não podemos simplesmente abandoná-lo!

Assim, algumas ações devem ser observadas:

Regra de ouro dos aditivos:

Sempre tenha documentado o novo escopo, e sua aprovação formal pelo responsável designado, antes de iniciar a execução das mudanças! Ou seja, tenha uma Gestão de Mudanças estruturada.

 Gestão de Contratos:

Durante a execução do projeto ou empreendimento, deve haver uma correta Gestão de contratos, que deve ser aplicada de forma complementar à perspectiva tradicional de gestão de empreendimento:

• Gerenciamento de empreendimentos: concluir a obra, com preocupação de qualidade, equipes, custos, o que pode gerar novas obrigações contratuais que não foram inicialmente previstas.
• Gestão de contratos: interferências entre distintos pacotes de fornecimentos, datas de entrega, marcos de contrato, alterações de escopo, etc.; e não somente a realização do empreendimento.

Formalização da entrega:

Aceite formal do cliente, por exemplo, através de:

• Assinatura de versão impressa, ou
• Aprovação de workflow em sistema de armazenamento,
• Email com arquivos não editáveis (PDFs) e aprovação do cliente,
• Aprovação formalizada da fiscalização,
• Termo de recebimento parcial ou definitivo,
• Outros, conforme contrato ou acordado.

Formalização do encerramento do contrato:

Formalizar o encerramento do contrato, através de documento com a com assinatura das partes, confirmando que todos os direitos e deveres foram cumpridos. 

Finalização, Transferência e Ocupação:

• Termos de recebimento provisório e listas de pendências;
• Termos de recebimento definitivo;
• Transferência de responsabilidade / treinamentos;
• Entrega de Databook;
• Início de utilização da edificação / desmobilização; e
• Garantias e assistência técnica.

Como visto, várias são as ações que devem ser realizadas para que tenhamos a garantia de que, em momento posterior, não venhamos a receber qualquer tipo de notificação ou solicitação como consequência de uma ponta solta em algum projeto que nós já considerávamos finalizado!

Não abandone seus projetos ou empreendimentos! Faça a correta finalização de projeto como prevenção de Riscos!

Abraço, #gestãolegal

Barbara.

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Plano de Negócio na Construção Civil - Para que fazer?

Um plano de negocio bem estruturado apoia o Gerente do Projeto a buscar os reais objetivos esperados pelo cliente!

Definido no início do planejamento do empreendimento, deve conter as premissas, restrições, e demais informações relevantes a serem consideradas pelos executores.

Também chamado de business case, e assemelha-se em muitos pontos ao Termo de Abertura de Projeto que encontramos no PMBoK, Guia de Gestão de Projetos criado pelo PMI. (Project Management Institute).

O ideal é que este plano de negócio inclua, além do prazo final, custo total e o escopo geral, alguns dados a mais.

Cultura da empresa:

Trazer o máximo de dados sobre a cultura da empresa que possa influenciar no modo de conduzir um empreendimento, como balizadores do apetite a risco desta empresa, ações e procedimentos aceitáveis ou recomendáveis, informações sobre o Código de Ética, como esta empresa é estruturada.

Objetivo do projeto:

Sabemos que nenhum empreendimento é um projeto independente. Devemos entender como este projeto está inserido nas atividades da empresa, qual sua representatividade, prioridade, e se faz parte de um programa maior.

Tipo do projeto:

Características físicas do projeto, como a localização, distribuição no terreno, distâncias de acessos, geometria - é plano ou temos vários andares? É uma indústria ou um edifício residencial? São vários blocos ou apenas um unidade? Já temos premissas de estrutura, acabamentos, fechamentos, etc.?

Tempo:

Além de simplesmente informar a data de conclusão necessária, é necessário sabermos se existem  marcos importantes intermediários que devem ser atendidos. Qual a flexibilidade entre a data de conclusão desejada e a última data absoluta e real de entrega: pense como exemplo um estádio da Copa...

Desempenho:

Além da conhecida Norma de Desempenho, temos que ter definido o desempenho funcional exigido do produto final. Importante também que se definam indicações de padrões de qualidade, já que o que é bom para um pode não ser bom para outro, e o importante é que seja bom para o cliente, e não para o Gerente de Projetos ou para a construtora.

Financiamento:

Qual o valor total disponível do cliente no início do empreendimento, e se ele já possui o valor total em caixa. Depende de financiamento em bancos, ou depende de liberação de fundos de investimento? Existem restrições no fluxo de caixa, e como isto será controlado?

Capital versus custos operacionais:

Podemos ter diferentes posições nas tomadas de decisão de soluções de projeto de acordo com o projeto: um equilíbrio CAPEX - OPEX deve ser atingido pois o cliente vai operar ou utilizar este empreendimento, ou o custo do capital inicial deve ser o fator decisivo já que o empreendimento será vendido logo que pronto e as despesas de OPEX não correrão sob sua responsabilidade? (Obs: Para o entendimento desta análise, podemos considerar o CAPEX como o custo para a construção e o OPEX o custo para a operação do empreendimento).

Riscos:

O provável impacto dos riscos inerentes aos processos do projeto associados a tempo, custos e funcionamento na organização do cliente, como possibilidades de paralisação da obra pela Matriz no exterior, alterações no mercado econômico, ou outros já identificados.

O plano de negócio deve ser o resultado de um estudo detalhado por parte do cliente, de viabilidade do empreendimento, de modo que os objetivos almejados por este cliente sejam conhecidos, e possam ser buscados pelo Gerente deste Projeto.

Enfim, quando maiores informações forem fornecidas, mais detalhado e mais adequado poderá ser o planejamento deste empreendimento, e menores as chances de não obter sucesso, com variações de custo, prazo ou escopo, e que diminuirão o retorno do cliente sobre o capital a ser investido neste empreendimento!

Assim, desenvolva seu plano de negócio detalhadamente, você só tem a ganhar!

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Prevenção de conflitos na Construção Civil: É possivel?

Todos os empreendimentos, por serem projetos únicos, estão sujeitos a mudanças e consequentes pleitos contratuais, que podem chegar a conflitos e processos judiciais.

Neste ponto, o custo e o tempo para se chegar a um final podem ser grandes, além da falta de certeza sobre qual vai ser a decisão do Juiz. 

Deste modo, o ideal é que estes conflitos sejam evitados, através de ações de prevenção de conflitos.

Cito a seguir algumas atitudes que podem ser tomadas para a prevenção de conflitos: 

Elaboração do Contrato:

• Sempre incluir os direitos e deveres das duas ou demais partes envolvidas;
• Ter atenção na preparação de documentação contratual clara a fim de evitar ambiguidades;
• Colocar o máximo de informações sobre o projeto, com detalhamento de valores, prazos e escopo;
• Atenção para capturar os detalhes específicos do projeto e abordar as circunstâncias especiais, já que cada projeto é um projeto; e
• Contratos padrão e especificações gerais podem não atender.

Planejamento da execução:

• Os contratos somente devem ser assinados quando se tem definidos os distintos pacotes de contratação;
• Planejar cuidadosamente, adequadamente e com clareza a estratégica para executar um projeto já que as disputas geralmente surgem da ambiguidade ou de uma definição de risco confusa;
• Considerar as interfaces entre os escopos dos distintos contratos;

Realizar a Gestão de Contratos, para acompanhar o progresso:

• Realizar avaliações objetivas regularmente do progresso de cada contrato em específico;
• Lidar proativamente com problemas que surjam durante o projeto;
• Negociar tempestivamente os pleitos e solicitações de aditivos;
• Negociar tempestivamente as mudanças de projeto;

Realizar os Pagamentos:

• Aplicar uma boa prática de pagamento, pois a equipe de projeto, fornecedores e o empreiteiro contam com o fluxo de caixa.
• Quando as provisões de pagamento tiverem sido acordadas, a medição deve ser realizada e os pagamentos devem ser feitos pontualmente

Resolução de conflitos

Porém, por serem projetos únicos, mesmo quando aplicamos as boas práticas de resolução de disputas, conflitos podem aparecer. Para isto, nossa legislação dispões de três processos distintos: Negociação, Mediação, e o Processo adjudicativo ( Arbitragem ou Processual), cada um com características e objetivos próprios.

Mas isto já é tema para um próximo post!!!

Como diz o ditado popular: "melhor prevenir que remediar": Prevenção de conflitos nunca fez mal a ninguém!!!

Não sabe como fazer ou implementar em sua empresa? Peça a ajuda a um consultor!

Abraço! #gestãolegal #obralegal

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Projetos Complexos exigem conhecimento multidisciplinar e gestão de projetos profissional

Desenvolvemos nossos empreendimentos em um mundo mais globalizado, mais populoso, mais desenvolvido.

O desenvolvimento tecnológico trouxe uma complexidade cada vez maior aos nossos projetos de empreendimentos. Novos sistemas, demandas, prazos menores, concorrentes e produtos internacionais. Como lidar com isto?

Esta complexidade exige a gestão e interação de uma equipe cada vez mais multidisciplinar para o desenvolvimento de elaboração dos empreendimentos. São necessários conhecimentos técnicos em diversas disciplinas, contabilidade na gestão financeira, conhecimentos jurídicos, conhecimento em seguros, contratos bem elaborados, treinamento das equipes nas diversas disciplinas, tecnologia da informação, sustentabilidade e meio ambiente, questões legais perante os órgãos fiscalizadores competentes, conhecimentos  em culturas distintas para projetos internacionais, entre outros.

É necessário que exista uma gestão e controle forte e integrada, desde a concepção do plano de negócio, passando pelo estudo de viabilidade, definição de profissionais e equipes que irão atuar nas diversas etapas do projeto do empreendimento, desenvolvimento dos projetos técnicos, transição para o time de construção - também conhecido como parte da pré-construção, construção e montagem, comissionamento e entrega final, assistência técnica e encerramento formal, com a entrega do empreendimento ou o início do uso, de acordo com o tipo de edificação.

Como visto, a integração destes distintos conhecimentos e a continuidade das distintas fases é questão essencial para atingir-se o resultado esperado. Ainda, temos que ser e demonstrar sermos éticos, tomar nossas decisões de um modo transparente, processual, documentado e rastreável.

Para que todos estes especialistas conversem entre si e trabalhem de forma harmoniosa, ética e complementar, é necessário um Gerente ou uma Equipe de Gestão de Projetos

Entenda-se como Gestor de Projetos, não somente um coordenador e compatibilizador das disciplinas, mas um profissional ou um time de profissionais com um papel integrador e comunicador, com conhecimentos em ferramentas de Gestão e que seja capaz de estruturar uma Governança transparente, com funções e responsabilidades bem definidas e documentadas.

Somente com uma estrutura madura e bem estruturada, este projeto ou empreendimento poderá trazer à empresa o máximo de retorno em valor agregado esperado quando de sua criação, com ética e segurança. Deve-se levar em conta não somente o conhecimento técnico, mas de ferramentas de gestão de pessoas e relação entre distintas empresas e demais interessados (stakeholders), gestão de requisitos, escopo e mudanças, gestão do contrato, integração, custos e prazos, suprimentos, gestão de riscos, melhores práticas e lições aprendidas, enfim, todas as disciplinas que englobam a gestão de projetos enquanto conceitos do PMI, do RICS, do Prince2, e outros...

Pense nisso, assim como toda orquestra precisa de um maestro por melhores que sejam seus músicos, os projetos precisam de um Gestor Profissional para que cada um possa trazer o melhor de si, e o conjunto chegue ou supere o resultado esperado!

Abraço! 

Barbara.
#obra legal

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Maturidade de gestão para melhoria do desempenho das empresas no setor da construção civil

Organizações mais maduras gastam menos e tem maior previsibilidade no resultado de seus projetos.

Uma estrutura organizacional madura é importante para identificar as ferramentas e procedimentos de controle necessários para gerenciar os riscos do projeto

Maturidade: é o resultado de padronização, registro, benchmarking - comparação com o mercado e melhoria contínua, já que o conhecimento e o ambiente – técnicas, legislação, são evolutivos.

Gestão e Controle: acompanhamento da situação atual e identificação dos desvios para apoiar a tomada de decisões.

Melhoria de Desempenho: conhecimento da situação real, com identificação de pontos de melhoria, planejamento e implantação de planos de ação para obter mais eficácia na empresa ou projetos.

Contexto atual de atuação das empresas do setor da construção civil

Experimentamos um momento de aumento da competitividade, geradas pela globalização das empresas, uma exigência cada vez maior de especialização e desempenho, para competir com as empresas que vem do exterior.

A Tecnologia impõe a utilização e aprendizado constante de inovações com uma grande velocidade de transformação, apoiadas pelo uso da Nuvem para armazenamento e troca de dados, e mais atualmente a Internet das Coisas - com sua imensa disposição de dados que, se corretamente interpretados, pode nos dar informações em volumes nunca antes imaginados sobre localidades, preferências ou necessidades.

O aumento e envelhecimento da população, e sua centralização em grandes cidades, requisitando um reforço de nossa infraestrutura, além de novos conceitos de relações de trabalho com a possibilidade do Home office, e das vendas pela Internet 

Temos ainda, cada vez mais atenção na questão da Sustentabilidade e da escassez de recursos, onde a construção tem muita responsabilidade e ao mesmo tempo muita possibilidade de atuação

E, o tema atual da ética e transparência, com os últimos eventos da Lavajato, trazendo consigo uma grande necessidade de rastreabilidade na Tomada de decisões na empresa como um todo, já que a alta direção pode ser responsabilizada pela ação de seus contratados.

Características específicas do Setor

Além do contexto atual, o setor possui ainda características específicas que também exigem grande maturidade de Gestão e Controle:

• Empreendimentos com grande variação (terreno, programa de necessidades, características locais – zoneamento, tombamento, aeroportos...); 
• Grande valor de investimento – o que não permite protótipos; 
• Diversas disciplinas e especialidades envolvidas, 
• Uma cadeia de suprimentos altamente fragmentada; 
• Longa duração do ciclo de vida dos empreendimentos - desde sua concepção até a entrega ou o início da operação, onde muitas vezes os projetistas não estão envolvidos com a etapa de construção - o que dificulta a identificação de lições aprendidas e aplicação de melhorias resultantes deste aprendizado; 
• Pouco uso de tecnologia quando comparado a outros setores

Modelos de Maturidade

Modelos de maturidade são mecanismos capazes de quantificar numericamente a maturidade. Estes modelos auxiliam a elaboração de processos, indicam melhores práticas e fazem com que as organizações se desenvolvam de forma constante.

Tais modelos são estruturas conceituais, compostas por processos bem estabelecidos, por meio dos quais uma organização pode desenvolver-se de modo sistêmico a fim de atingir um estado futuro desejado.

Os modelos também existem com o objetivo de servirem como estrutura para a comparação (benchmarking) entre as práticas atuais em gestão de projetos de uma organização e as melhores práticas do mercado.

Através da avaliação organizada por dimensões e subitens dentro das mesmas, a avaliação de maturidade é uma ferramenta útil para clarificar quais aspectos da organização ensejam maior dedicação de esforços, e em quais a organização já eventualmente possua um nível de maturidade satisfatório para alcance de seus objetivos estratégicos.

Assim, através da aplicação de um diagnóstico de maturidade apoiado em um dos diversos modelos disponíveis no mercado, é possível identificar os pontos de fragilidade, e sobre estes gerar metas e planos de ação que, devidamente implantados e monitorados, irão levar a empresa a um patamar superior de maturidade, com consequente diminuição de riscos e o aumento do retorno sobre os valores investidos.

Pense nisso, e melhore a maturidade de atuação de sua empresa!

Abraço,

#obralegal

Barbara.

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Gestão de Riscos como ferramenta eficaz de redução de custos imprevistos!

O Controle de Riscos em um projeto ou operação gera maior retorno do valor investido, pela redução da variação em relação ao planejado.

Para isto você precisa conhecer as fragilidades a que está exposto seu negócio.

Quanto maiores os valores e o prazo previsto para o projeto, mais atenção deve ser dada a possíveis variações. 



O setor da Infraestrutura e da Construção Civil são particularmente sujeitos a riscos de alto impacto, já que cada obra é diferente, sempre.

No Brasil, a maturidade da aplicação de ferramentas estruturadas de Gestão de Riscos nos empreendimentos ainda é baixa, se comparada a outros setores econômicos. Em geral, temos gestores com um grande conhecimento em engenharia, prática e experiência técnica indiscutíveis em obras dos mais variados tipos, mas ainda não nos apoiamos em uma base estruturada de gestão, com processos e procedimentos documentados, nem utilizamos da melhor maneira o conhecimento disponível em gestão e controles.

Uma correta Gestão de Riscos deve seguir certos passos estruturados:

Preparação

O entendimento do ramo de negócio da empresa, a sua Estrutura de Governança, o contrato ou os contratos envolvidos no projeto em questão devem ser inicialmente analisados e entendidos. Ainda, identificar os principais envolvidos, levantar os processos de gestão existentes e demais materiais relativos ao projeto/empreendimento.

Identificação dos Riscos
De posse das informações coletadas, é possível identificar os riscos genéricos, específicos e residuais que possam vir a se concretizar, através de pesquisas, conhecimento anterior do consultor ou profissional responsável pela Gestão de Riscos, análise documental, entrevistas, workshops ou brainstorming, e até mesmo visitas ao local, no caso de obras e empreendimentos.

Classificação e análise

Através de parâmetros pré-estabelecidos, devemos classificá-los segundo impacto e probabilidade, organizando-os assim pela sua criticidade em uma matriz de riscos corretamente estruturada.

Resposta ao Risco

O Consultor ou o responsável pela Gestão de Riscos pode recomendar como tratá-los com base em conhecimento ou como resposta ao verificado durante a sua identificação. Porém, cada risco possui seu responsável, a quem cabe confirmar esta recomendação de acordo com a cultura da empresa e seu conhecimento. Podemos tratar um risco: evitando, mitigando, transferindo ou aceitando, através de ações preventivas, planos de ação e identificação de gatilhos.

Materialização de Riscos

Não é possível eliminar 100% dos riscos, mas é possível tratá-los de modo que se estes realmente se materializarem a equipe de gestão já estará preparada para agir, as contingências de prazo e custo já estarão previstas, e bastará aplicar o plano de resposta previamente definido.

Como benefício da Gestão de Riscos, temos um time que, ao invés de utilizar seu tempo para resolver os problemas no momento em que eles aparecem - com a pressa que nem sempre permitirá a melhor solução, poderá então focar com mais tranquilidade em planejar próximas atividades, incluindo a identificação e tratamento de novos riscos.

Afinal, um risco não deixa de existir só porque não o identificamos formalmente!!! Eles estão aí, e fazem parte do negócio - afinal, um projeto é sempre diferente do outro, com suas características particulares.

Cabe a nós utilizar a nosso favor o conhecimento existente em Gestão de Riscos e tirar o melhor proveito, pois onde existem riscos também existem oportunidades!


Conhecer para melhorar! #obralegal

Abraço!


Barbara.



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Seus contratos te deixam dormir tranquilo pois estão monitorados?

Para a correta Gestão de Contratos não basta desenvolver um ótimo documento, e depois deixá-lo na gaveta!

Quantas vezes, ao precisarmos de um contrato para negociar um aditivo, ou analisar um pleito, nos deparamos com um documento impreciso, incompleto, desatualizado!

Já publiquei em textos anteriores como elaborar um bom contrato, e agora quero comentar sobre seu acompanhamento. 

Neste caso, vamos considerar que temos um bom contrato, e verificar como fazer a gestão durante sua vigência.

Inicialmente, devemos acompanhar a entrega de todos os documentos solicitados, a mobilização das equipes e do local de trabalho quando for o caso, e cobrar as obrigações acessórias como exemplo os seguros e cauções acordados. Lembrar que o mesmo deve ocorrer por parte do contratante, como a entrega dos projetos executivos liberados para execução, a liberação da frente de trabalho no campo, ou pagamento de sinal ou mobilização.

Uma vez iniciado o serviço, existem obrigações de contrato que devem ser cobradas, como os relatórios - não adianta colocar um modelo no contrato e aceitar outro que não atenda às suas necessidades. As medições devem ocorrer nas datas acordadas, segundo o procedimento  e fluxos de comunicação combinados, assim como seu pagamento - direitos e deveres das duas partes!

A Gestão de mudanças - sabemos que os projetos mudam - deve ser realizada e formalizada conforme procedimento acordado, e submetida às alçadas de aprovação determinadas anteriormente. Não espere acabar o contrato para negociar pleitos ou para atualizar seu contrato, pois pode ficar refém da outra parte, uma vez que o serviço já foi realizado e esta pode cobrar o valor que achar correto sem possibilidade grande de negociação.

Esta Gestão de Mudanças auxiliará na correta Gestão do Projeto com a atualização de orçamentos, cronogramas e escopos, que devem ser aditivados tempestivamente no contrato. 

Precisamos também acompanhar as mudanças cuidando das renovações dos seguros, das extensões de contratos de segurança patrimonial, SMS e manutenção de canteiros e aluguéis de equipamentos entre outros, e ainda os modificativos dos projetos técnicos nos órgãos reguladores competentes.

Por fim, realizar o recebimento e o encerramento formal dos contratos, com emissão de databooks (as built, garantias e manuais), termos de recebimento parcial e final, além do registro de lições aprendidas e a desmobilização das equipes envolvidas.

Com isso, diminuiremos o risco de sustos e imprevistos resultantes de contratos desatualizados e sem força de serem usados como um apoio importante em negociações, pleitos e mesmo processos judiciais.

Então, vamos monitorar nossos contratos?

Para se aprofundar no tema, acompanhe o Workshop que vou conduzir agora em 24 de Novembro pelo RICS, presencial em São Paulo. Saiba mais clicando aqui: Gestão de Contratos de Construção.
Aguardo você lá!

Abraço! #obralegal

Barbara.

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Mudanças - Você realiza sua Gestão de maneira estruturada para evitar Pleitos?

Sabemos que nem todo projeto e obra terminam exatamente como planejamos, e isto tem relação direta com a saúde de nossos contratos.

O impacto que estas mudanças terão no encerramento depende diretamente do modo como lidamos com estas durante o desenvolvimento do projeto e obra.

Quanto mais maduros forem os processos de gestão e controle do empreendimento como um todo, menor a chance de sermos surpreendidos com solicitações de pleitos ao final do serviço.

E como agir? Vários aspectos devem ser observados quanto à sua maturidade na Gestão de Mudanças: a governança, o time de gestão de projetos, a gestão da informação, a elaboração e monitoramento dos contratos, os processos e sua implementação, entre outros aspectos envolvidos na Gestão e Controle.

Vamos conversar um pouco sobre os aspectos citados acima, com mais detalhes.

Governança:

A Alta Direção deve desenvolver seu papel de definidor de objetivos com base no portfólio da empresa e, através dos relatórios recebidos do campo ter informações suficientes e atualizadas para uma correta tomada de decisões. Deve haver uma definição formal das alçadas de aprovação das mudanças, de acordo com os riscos envolvidos. Como exemplo, mudanças de pouco valor ou pouca interferência em prazo e qualidade podem ser aprovadas pelo engenheiro de campo, enquanto mudanças de valor significativo, ou que venham a interferir significativamente no prazo ou no produto final devem ser analisados e aprovados - ou não - pela Alta Direção.

 Gestão de Projetos:

O time de gestão do projeto deve ter entendimento sobre o processo de Gestão de Mudanças que deve ser definido, formalizado e implantado, onde as mudanças significativas devem ser escaladas, e aprovadas - ou não - pela Alta Direção. Assim, os relatórios de obra e a descrição da mudança solicitada ou identificada deve ser enviada a esta com informações suficientes e atualizadas sobre os impactos que irão gerar sobre o empreendimento, os riscos identificados, o custo e o prazo necessários para sua realização. Para mudanças de menor impacto, devem realizar a análise da mesma forma, e tomar a decisão, informando corretamente aos envolvidos, revisando projetos técnicos, orçamentos e cronogramas, planilhas de risco e demais ferramentas de Gestão.

Gestão da Informação:

Hoje sabemos que a questão da ética é essencial para o bom desempenho das empresas. Assim, uma tomada de decisão formalizada e rastreável torna-se necessidade. Ainda, as decisões devem ser informadas aos envolvidos para as devidas providências, e disponíveis a quem for necessário, sempre atualizadas e organizadas. Hoje temos opções de acesso e arquivamento pela Internet, onde podemos inclusive criar workflows de trabalho e aprovação, níveis de acesso os documentos - exemplo: projetistas podem acessar projetos em desenvolvimento, mas a obra somente acessa os documentos liberados para execução.

Elaboração e monitoramento dos contratos:

Atividade a ser desenvolvida pelo Gerente do Projeto ou por profissional específico de Gestão de Contratos de acordo com o porte do empreendimento, inicia quando são definidos os pacotes de contratação necessários para o empreendimento, e a estratégia de contratação para cada um deles. Uma correta redação dos termos, e um processo de concorrência ou licitação transparentes e documentados vão gerar contratações corretas. Uma vez que se iniciem as atividades em campo, toda e qualquer mudança que venha a alterar os termos do contrato deve ser discutida tempestivamente, e após aprovada ou não, este deve ser aditivado de modo a espelhar a nova situação. A prática de se esperar o final dos serviços para então discutir os aditivos gera diversos desgastes, já que quem contratou pode simplesmente dizer que não concorda e não pagar, e quem foi contratado pode pedir o valor que quiser pelo serviço já realizado, sem possibilidade de discussão de opções, gerando conflitos e possibilidade de discussões e processos jurídicos.

Os processos e sua implementação:

Em uma estrutura madura, devem haver processos padrão definidos para toda a empresa, permitindo melhor monitoramento pois permite comparação sob os mesmos termos, a substituição fácil de profissionais em férias, em transferências ou mesmo demissões, facilidade de treinamento, e melhoria contínua. Estes processos devem ser formalizados, divulgados, implementados e monitorados, e revisados periodicamente, de modo a serem eficazes e apoiarem na Gestão e Controle de todos os processos da empresa.

Implemente a Gestão de Mudanças estruturada na sua empresa!

Como visto, a Gestão de Mudanças estruturada permeia toda a empresa em seus processos de Gestão e Controle dos empreendimentos de seu portfólio, e deve ser corretamente implementada para que seja uma ferramenta de apoio importante para a tomada de decisões da Alta Direção, que não tem possibilidade de ir visitar a cada obra para coletar dados.

Sua empresa faz uma Gestão de Mudanças estruturada, ou ainda lida com conflitos e desgaste com fornecedores e contratados, recebe solicitação de pleitos ao final dos serviços, e não atinge as metas definidas para os empreendimentos? Pense nisso, em um momento em que a economia começa a mostrar sinais de aquecimento: sua empresa está pronta para a retomada?

Afinal, como diz o ditado popular, o combinado nunca é caro!

Abraço,
#obralegal

Barbara.

Quer saber mais?
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