Para a correta Gestão de Contratos não basta desenvolver um ótimo documento, e depois deixá-lo na gaveta!
Quantas vezes, ao precisarmos de um contrato para negociar um aditivo, ou analisar um pleito, nos deparamos com um documento impreciso, incompleto, desatualizado!Já publiquei em textos anteriores como elaborar um bom contrato, e agora quero comentar sobre seu acompanhamento.
Neste caso, vamos considerar que temos um bom contrato, e verificar como fazer a gestão durante sua vigência.
Inicialmente, devemos acompanhar a entrega de todos os documentos solicitados, a mobilização das equipes e do local de trabalho quando for o caso, e cobrar as obrigações acessórias como exemplo os seguros e cauções acordados. Lembrar que o mesmo deve ocorrer por parte do contratante, como a entrega dos projetos executivos liberados para execução, a liberação da frente de trabalho no campo, ou pagamento de sinal ou mobilização.
Uma vez iniciado o serviço, existem obrigações de contrato que devem ser cobradas, como os relatórios - não adianta colocar um modelo no contrato e aceitar outro que não atenda às suas necessidades. As medições devem ocorrer nas datas acordadas, segundo o procedimento e fluxos de comunicação combinados, assim como seu pagamento - direitos e deveres das duas partes!
A Gestão de mudanças - sabemos que os projetos mudam - deve ser realizada e formalizada conforme procedimento acordado, e submetida às alçadas de aprovação determinadas anteriormente. Não espere acabar o contrato para negociar pleitos ou para atualizar seu contrato, pois pode ficar refém da outra parte, uma vez que o serviço já foi realizado e esta pode cobrar o valor que achar correto sem possibilidade grande de negociação.
Esta Gestão de Mudanças auxiliará na correta Gestão do Projeto com a atualização de orçamentos, cronogramas e escopos, que devem ser aditivados tempestivamente no contrato.
Precisamos também acompanhar as mudanças cuidando das renovações dos seguros, das extensões de contratos de segurança patrimonial, SMS e manutenção de canteiros e aluguéis de equipamentos entre outros, e ainda os modificativos dos projetos técnicos nos órgãos reguladores competentes.
Por fim, realizar o recebimento e o encerramento formal dos contratos, com emissão de databooks (as built, garantias e manuais), termos de recebimento parcial e final, além do registro de lições aprendidas e a desmobilização das equipes envolvidas.
Com isso, diminuiremos o risco de sustos e imprevistos resultantes de contratos desatualizados e sem força de serem usados como um apoio importante em negociações, pleitos e mesmo processos judiciais.
Então, vamos monitorar nossos contratos?
Para se aprofundar no tema, acompanhe o Workshop que vou conduzir agora em 24 de Novembro pelo RICS, presencial em São Paulo. Saiba mais clicando aqui: Gestão de Contratos de Construção.
Aguardo você lá!
Abraço! #obralegal
Barbara.
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Arquiteta e Gerente de Projetos, MBA, PMP e MRICS
20 anos de experiência no Desenvolvimento de Projetos no setor da Construção
4 anos de experiência em Auditoria, Gestão e Controle de Projetos de Engenharia e Construção na PwC
Atualmente exerce Consultoria Independente
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